5 principaux rôles du facilitateur en cocréation

Le facilitateur est essentiel pour s’assurer que le processus de cocréation progresse à travers le temps et que l’expérience proposée aux participants soit enrichissante et concluante. Nous allons vous présenter les 5 principaux rôles du facilitateur en cocréation. Tout d’abord, qu’en est-il du nombre de facilitateurs requis pour un processus de cocréation ?

Quelle est l’intention de départ ?

Tout dépend de l’intention de départ : veut-on sensibiliser des personnes à la posture et aux méthodologies de la cocréation ou plutôt faire vivre l’expérience complète en mode projet ? Si l’intention est la sensibilisation, la composition du groupe pourra être plus grande. Ceci dit, au-delà de 30 à 35 personnes, il est nécessaire d’avoir deux facilitateurs qui gèrent l’ensemble des interactions. Si l’intention est de développer des projets de cocréation, on vise un groupe plus petit. Quand celui-ci dépasse 15 à 20 personnes, un duo de facilitation sera de mise car il y aura plusieurs équipes qui auront chacune leur fonctionnement et leur rythme. En travaillant ainsi en tandem, l’équipe de facilitation pourra à la fois diriger le processus global et accompagner les équipes. Pour mieux déterminer la contribution du facilitateur dans un processus de cocréation, voici les cinq principaux rôles à considérer.

1 – CONCEVOIR ET ANIMER LES ACTIVITÉS.

Réfléchir sur le design des activités en fonction des objectifs à atteindre, du nombre de participants et du temps imparti. Ensuite, proposer un plan d’animation avec une variété

de techniques et une progression des activités au fil du temps. Prévoir un équilibre entre des activités moins prenantes et d’autres plus déstabilisantes. S’assurer de respecter l’horaire et d’être en lien avec les cibles du processus de cocréation en s’ajustant au besoin (repenser parfois le déroulement prévu). L’ensemble du parcours doit avoir une cohérence naturelle et une suite logique qui facilitent l’adoption du programme par les participants.

2 – GÉRER LA COMMUNICATION ET LES INTERACTIONS.

Communiquer les objectifs clairement et les rappeler en cours de route afin de garder le cap. Présenter les activités, partager des notions ou des nouvelles et effectuer un suivi du processus. Répartir équitablement le temps de parole pour chaque personne dans chacun des groupes impliqués. Faire parfois la négociation entre les parties prenantes pour viser l’intérêt collectif et en cas de conflits. Maintenir la fluidité dans les échanges en faisant des rétroactions et en questionnant les participants sur le sens de leurs interventions.

3 – METTRE EN PLACE UN CLIMAT PROPICE

Installer un climat de confiance et de sécurité psychologique est la clé pour s’assurer que les personnes laissent libre cours à leur créativité. Le facilitateur aura à valoriser le potentiel créatif des personnes et à en motiver certaines pour qu’elles contribuent en osant s’exprimer. À cet égard, nous croyons que le facilitateur agit comme un modèle et qu’il doit lui-même activer sa propre créativité et sortir de sa zone de confort. Malgré son rôle spécifique, le facilitateur fait partie intégrante du groupe, il n’est pas spectateur. De plus, en instaurant un climat ludique où on ne se prend pas au sérieux, le facilitateur vient dédramatiser de possibles situations d’échec et favoriser des occasions d’exploration et d’expérimentation.

4 – MARQUER LES TRANSITIONS ET DYNAMISER LE PROCESSUS.

Organiser des rituels pour marquer différents moments (départ, mi-parcours, bilan…), pour célébrer des accomplissements et souligner le chemin parcouru. Faire des synthèses pour regrouper les idées et les informations, et proposer parfois de nouvelles directions. Le facilitateur doit également écouter

son intuition quand il sent qu’une pause est nécessaire pour réajuster le processus de cocréation. Enfin, des moments d’évaluation visent à faciliter des prises de conscience pour amener des personnes ou des équipes à maintenir le cap ou à agir autrement.

5 – SOUTENIR LES ÉQUIPES DE COCRÉATION.

Accompagner les équipes en respectant leurs choix et leur autonomie. Quand le facilitateur a des doutes sur une orientation prise, il agit en posant des questions ou en émettant des réserves, mais surtout pas des jugements. Lorsqu’il remarque une baisse d’énergie ou de la stagnation dans une équipe, son rôle est d’être médiateur auprès de celle-ci en essayant de comprendre la situation. Peut-être est- ce une fluctuation dans l’engagement (on ne peut pas toujours être à son meilleur). Parfois certaines personnes ne se sentent pas incluses au sein de l’équipe (leurs idées ou points de vue ne sont pas pris en considération, ou d’autres personnes prennent toute la place). Des tensions internes latentes ou des non-dits nuisent peut-être aux échanges… Le soutien du facilitateur c’est aussi de souligner les bons coups et de mettre au défi les équipes pour amener les projets plus loin.

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